이공계 대학원 유학 A to Z (5): 컨택 메일

해눌 2023. 8. 13. 02:55

*유학관련 글은 모두 TOP10 이공계 대학원 박사과정에 초점을 두고 작성하였습니다.

SOP를 작성하기 이전에, 잠깐 쉬어가는 타임으로 컨택 메일(Contact Mail)을 왜 언제 어떻게 누구에게 작성하면 좋은지 알아보도록 하겠습니다. 랩서치를 완료했다면 해외의 교수님들께 컨택메일을 보내야 하는데요. 영어로 이메일을 써보시지 않은 분들이 많을 것이기 때문에 정말 기초적인 예의에서부터 차근차근 알아보도록 하겠습니다.

일단 컨택메일의 필요성을 알기 전에 각 대학에서 대학원생을 어떻게 뽑는지에 대해 알아볼 필요가 있습니다. 우선 학교에서 admission commitee를 선정해서 그곳에서 일괄적으로 선발하는 학교가 있습니다. EECS의 경우 MIT, Stanford, UC Berkeley 등이 여기에 해당합니다. MIT의 경우 합격 이후에 visit day에 결정하고, Stanford의 경우 1년동안 로테이션을 돌린 후에 결정하기 때문에 지도교수도 합격 이후에 결정됩니다. 두 번째는 교수님이 직접 자신의 연구실에 올 학생들을 선발하는 경우입니다. 많은 학교가 후자에 해당하며, 이 경우 컨택 메일이 합격의 확률을 높여줄 수 있습니다.

1. 컨택 메일의 필요성: 컨택 메일을 왜 보내는가?

컨택 메일은 내가 가고자 하는 대학의 교수님에게 지원 전에 미리 연락하는 것을 의미합니다. 컨택 메일은 합격의 확률을 올려줄 수 있지만 자신이 놓여있는 상황과 학교의 상황을 잘 고려하여야 합니다. 하지만 당락에 큰 효과가 없더라도, 컨택을 통해서 해당 연구실에서 신입생을 선발하는지, 교수님이 다른 곳으로 옮겨가시는지는 않는지 등 여러 유용한 정보를 알 수도 있기 때문에 꼭 필요한 과정입니다.

각 학교별로 1~2분 정도에게 컨택 메일을 보내게 될 텐데, 어떤 분께 컨택 메일을 보내야 할까 고민하게 됩니다. SOP에 언급하는 분은 3분이지만 보통 우선순위가 있기 때문에, 우선순위에 맞게 보내시면 됩니다. 다만, 아래 내용을 참고하여 답장을 받을 수 있을 만한 분께 전략적으로 보낼 수도 있을 것입니다.

대부분 정작 컨택 메일을 보내고 나면, 답변을 받기가 어렵습니다. 받더라도 "CV를 보니 우리 연구실이랑 잘 맞아 보이네, 이번에 우리도 학생을 뽑을 계획이니 지원하고 나면 또 연락 줘~" 정도의 답변만 받는 경우가 대부분입니다. 만약 이보다 강력한 시그널을 받는다면, 확실히 합격 확률이 높아진 것입니다. 대부분 강한 시그널을 받는 경우는 다음과 같습니다. (1) 지원자가 압도적인 스펙을 가진 경우 (2) 지원자의 연구분야가 희소하고, 해당 연구실과 research fit이 굉장히 잘 맞는 경우 입니다. 그 밖의 경우라면 아무리 훌륭한 지원자라도 비슷한 지원자가 여럿이라 교수님 입장에서도 강력한 답변을 보내기가 어려울 것입니다.

따라서 본인 연구분야가 희소하다면, research fit이 잘맞는 연구실에 미리 컨택해서 좋은 결과를 얻을 수 있을 것이라고 생각합니다. 교수님께서 지원자에게 정말 지대한 관심이 있으시다면, 정말 가끔 컨택메일을 보내고 답변으로 곧바로 인터뷰를 요청하는 경우가 있습니다. 연구 분야에 대해 얘기하는 가벼운 인터뷰를 하기에 너무 긴장하실 필요는 없지만, 항상 마음의 준비를 하고 보내시는 것을 추천드립니다.

저 또한 컨택 메일을 보낸 곳들 중에서 두 곳에서 강력한 시그널을 받았지만 위의 두 경우는 아니었습니다. 저도 왜인지는 모르지만 뭔가 교수님께서 지원자가 마음에 드는 부분이 있었다는 것이겠죠...? 결국 컨택메일은 보내서 손해를 볼 건 전혀 없습니다. 강력한 답장이 온다면 마음을 살짝 놓을 수 있고, 아니더라도 여러 정보를 얻어갈 수 있습니다.

2. 언제 어떻게 컨택 메일을 보내는가?

가장 이상적인 것은 유학 지원하기 훨씬 전부터 커넥션을 유지해오는 것입니다. 학부 2학년 정도부터 교수님의 연구에 관심이 있다~는 메일로 시작해서 유학 지원 전까지 메일이 종종 오간다면, 다른지원자보다 굉장히 유리한 위치에서 시작할 수 있을 것입니다. 하지만 이렇게 어렸을 때부터 연구분야를 정하고 컨택 메일을 보내는 학생은 정말 극극소수일 것입니다. 일반적으로는, 컨택 메일은 되도록이면 랩서치가 끝나자마자 최대한 빨리 보낼수록 좋습니다. 보낼 때는 꼭 현지 시간으로 평일 업무시간에 보내도록 합시다. 그래야 놓치지 않고 읽으실 확률도 높고, 메일 알림으로 잠을 깨운다던지의 불상사를 막을 수 있습니다.

답장이 오는 메일을 보내려면, 이 학생이 정말 내게 관심이 있구나, 그냥 똑같은 템플릿에 복붙해서 메일을 돌리는게 아니구나 라는 인상을 주어야 합니다. 그런 메일은 교수님이 읽었을 때 언짢을 뿐더러 답장이 오길 전혀 기대할 수 없습니다. 이를 위해서는 각 연구실에 specific한 이메일을 쓰셔야 하고, 정말 관심이 많아서 연구실 홈페이지나 논문까지도 열심히 참고했구나 라는 인상을 주시는게 좋겠습니다. 아래는 제가 지원했던 곳들의 교수님의 연구실 홈페이지에 적힌 글인데 꼭 참고하시면 좋겠습니다.

컨택 메일 작성법, 예시

컨택 메일에 포함되어야 하는 내용은, 자기소개, 연구실에 지원하는 이유, 궁금한 사항, 감사인사 정도로 구성하면 될 것 같습니다. 첨부할만한 파일로는, CV랑 본인 웹페이지 정도면 좋을 것 같습니다. 자기소개에서는 나는 어느나라의 어느대학(회사)의 학부생/석사생/회사원인지 소개하고 본인의 연구분야를 언급합니다. 연구실에 지원하는 이유는, 읽었던 교수님의 논문 한 두개를 언급(+ 그에 대한 의미있는 감상/insight)하면서 본인의 연구분야와 연결지으시면 됩니다. 마지막으로 올해 대학원생을 뽑을 계획이 있는지 물어보고 마무리하시면 될 것 같습니다. 너무 긴 메일을 쓴다면 대부분의 교수님이 싫어하시기 때문에, 꼭 간결하게 유지하시고, 그마저도 중요부분은 볼드체로 하시길 바랍니다.

영어 메일을 보낼 때는 제목은 명사로 하셔야 합니다. Inqeury about 2024 Fall Graduate School Apply 라던지, Prospective Graduate Student Fall 2023 라던지 여러 방식으로 보내실 수 있을 것 같습니다. 이후에는 Dr. 혹은 Prof. 를 붙이고 Last name(성)을 꼭 포함한 이름으로 보내야 합니다. 이후에는 앞서 말한 내용들이 포함되도록 본문을 구성하시면 되겠습니다.

아래는 제가 보냈던 메일의 template 입니다. 다만 많은 분(현재 조회수로는 그럴 일이 없지만...)들이 이를 참고하시고 이대로 쓴다면 비슷한 메일을 받으실 교수님들께서는 Mass-mail로 오인하시고 읽씹하거나 답장이 안올 가능성이 높겠죠. 어디까지나 참고만 하시길 권장드립니다. 보내시기 전엔 당연히 Grammarly로 문법체크하시길 바랍니다.

Title: [Prospective Graduate Student Fall 2023] 이름

첨부파일: CV_이름

Dear Professor [Last name을 포함한 이름],

This is [내 이름], an undergraduate student from Seoul National University in South Korea. (I apologize for contacting you so late since the deadline is in about a few weeks.) I am sending this email to you as I am applying for the 2023 fall admission to the doctoral program at [지원 학교], and my research interests fit well with your research topics, especially [연구실 연구 분야].

My current research interest lies in [내가 관심있는 연구분야]. I recently worked on [연구 내용]. The work was similar to the paper, [해당 연구실 논문], that [논문의 takeaway]. I am also interested in [연구실과 관련있는 다른 분야들]. Please refer to the attached CV or my online CV (주소) for additional information.

I wish to inquire whether you are planning to accept graduate students. I do hope that we can collaborate in the near future. Thank you very much for your time and consideration.

Sincerely,

[이름]

교수님들은 정말 바쁘시고, 컨택 메일을 수도 없이 받으시기 때문에 답장이 없는걸 디폴트라고 생각하시는 것이 편합니다. 저도 절반 이상 답장을 받지 못햇습니다. 또, 컨택 메일 답장은 못 받았지만, 정작 지원하고 나서 인터뷰 요청이 들어온 경우가 네 분이나 계셨습니다. 때문에, 답장이 없다고 독촉하거나 집요하게 리마인드를 드리는 일은 없도록 합시다.

이상으로 컨택 메일 작성법을 마치도록 하겠습니다. 정중하고 공손하면서 교수님께 어필할 수 있는 컨택 메일을 보내서 꼭 답장을 받을 수 있으시다면 좋겠습니다. 다음 포스팅에는 정말로 SOP 작성으로 돌아오겠습니다!

저작자표시 비영리 (새창열림)